Czy pracodawca może przeglądać e-maile pracownika?
Zamieszczono: 2008/02/29, Patryk Gust
Przepisy
przewidują granicę, której nie wolno Ci przekroczyć – granicę
prywatności. Zanim więc zdecydujesz się na kontrolowanie skrzynek
e-mailowych pracowników, sprawdź, czy są to działania dozwolone przez
prawo.
Pracodawca ma prawo dostępu do
służbowej poczty pracownika, czyli tej, która służy realizowaniu przez
niego obowiązków i zadań zleconych przez pracodawcę. Pracownik nie
działa przecież wówczas we własnym imieniu, jako osoba prywatna, lecz
realizuje zadania na rzecz i w interesie pracodawcy.
W
Kodeksie pracy nie znajdziemy przepisów, które wprost regulowałyby
kwestie zakresu kontroli służbowej poczty pracowników. Przewidziano w
nim jednak, że pracodawca ma prawo realizowania władczych uprawnień
wobec pracownika, kontroli jakości jego pracy oraz wydajności. Z
drugiej strony należy pamiętać o podstawowej zasadzie prawa pracy,
wyrażonej w art. 111 Kodeksu pracy, która stanowi o obowiązku
poszanowania przez pracodawcę godności i innych dóbr osobistych
pracownika.
Czy przełożony może zajrzeć do skrzynki e-mailowej pracownika?
Trzeba
pamiętać o tym, że pracownicy często wykorzystują służbowy adres poczty
elektronicznej nie tylko do prowadzenia korespondencji związanej z
pracą, ale także w celach prywatnych – wymieniają e-maile z innymi
pracownikami lub osobami spoza firmy.
Teoretycznie
do takich listów nie powinien mieć dostępu nikt postronny – w tym także
pracodawca. Jednak najczęściej poczta ta jest archiwizowana na
serwerach firmowych. Dostęp do niej mogą więc mieć nie tylko przełożeni
czy osoby zastępujące nieobecnego pracownika, ale też służby
informatyczne.
Rzecznik Praw
Obywatelskich zajął ostatnio stanowisko, że służbowa poczta pracowników
nie powinna być kontrolowana przez pracodawcę. Trudno jednak taką
opinię przyjąć bez zastrzeżeń. Poczta służbowa ze swej istoty powinna
być wykorzystywana w celach służbowych, a treść e-maili napisanych i
otrzymanych w związku z pracą musi być dla pracodawcy dostępna.
To,
że pracownicy używają służbowej poczty do prowadzenia prywatnej
korespondencji, jest ich wyborem, więc dokonując go, powinni się liczyć
z pewnymi ograniczeniami.
Konieczność
przejrzenia służbowej poczty pracownika może wynikać z różnych potrzeb
pracodawcy, nie tylko z ciekawości czy chęci uzyskania wiedzy o
poczynaniach podwładnego. W sytuacji gdy pracownik długo choruje,
przebywa na urlopie wypoczynkowym albo jego nieobecność jest
nieusprawiedliwiona, zapoznanie się z treścią jego korespondencji bywa
niezbędne po to, żeby sprawdzić stan prowadzonych przez niego
uzgodnień, złożonych zamówień itp.
Wówczas
pracodawca lub oddelegowany przez niego inny pracownik może, nawet
przypadkiem, zapoznać się z treścią prywatnej korespondencji kolegi
znajdującej się w poczcie elektronicznej.
O co musisz zadbać, żeby nie łamać prawa?Powinieneś w aktach wewnątrzzakładowych obowiązujących w Twojej firmie poinformować pracowników o tym, że może wystąpić konieczność kontroli służbowej poczty. Masz również prawo zakazać korzystania z niej w celach prywatnych.
Innym rozwiązaniem jest
opracowanie jasnych zasad wykorzystywania poczty służbowej w celach
prywatnych (np. nakazanie pracownikom, aby gromadzili e-maile prywatne
w odrębnym folderze lub je odpowiednio oznaczali).
Beata Naróg
prawnik,
specjalista z zakresu prawa pracy,
w latach 2003–2007 pracownik Państwowej Inspekcji Pracy zajmujący się
udzielaniem porad prawnych,
obecnie Doradztwo i Usługi Kadrowe DEFIDE
Źródło: www.firmatransportowa.pl
